Portare qualcosa a compimento non è semplice. Al giorno d’oggi siamo costantemente bombardati da una marea di input e notifiche che ci impediscono di concentrarci. Specialmente se si lavora a casa da soli, siamo spesso soggetti a una marea di distrazioni che rende quasi impossibile portare a termine i compiti che ci siamo prefissati.
Forse è arrivato il momento di utilizzare la tecnica del pomodoro. Questo nome particolare è dato a un’efficace maniera di gestire il proprio tempo e le proprie scadenze. Tramite l’utilizzo di brevi e frequenti pause per rilassarsi e staccare la spina, è possibile rimanere concentrati e portare a compimento gli obiettivi prefissati. La tecnica è estremamente semplice da mettere in pratica. L’importante è avere ben chiaro che cosa si debba portare a termine.
Che cos’è la tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro è stata inventata alla fine degli anni 80 dal programmatore italiano Francesco Cirillo. Cirillo si era reso conto di avere dei problemi con il suo metodo di studio per affrontare i suoi esami universitari. Gli venne così in mente di utilizzare uno strumento semplice come un timer da cucina, per suddividere la gigantesca mole di argomenti dei propri esami in compiti più piccoli e più facilmente affrontabili. Cirillo pensò quindi di suddividere i momenti di studio (o di lavoro) in brevi sprint, subito seguiti da una breve pausa per motivarlo al successivo periodo di studio. La tecnica quindi si ripete ciclicamente. Ogni tot minuti infatti c’è una piccola pausa e dopo una serie di pause brevi è prevista una pausa più lunga. I piccoli intervalli ti permettono di rimanere produttivo e creativo, nonché di rimanere più concentrato e attento. Le frequenti pause inoltre ti motivano a riprendere il lavoro in maniera più serena e con più energia mentale.
Come funziona questa tecnica?
La tecnica del pomodoro è probabilmente uno dei metodi più semplici e immediati per migliorare la propria produttività. Tutto quello che ti serve è un semplice timer da cucina, magari a forma di pomodoro proprio come usava Francesco. Ecco come utilizzare la tecnica in 6 semplici passaggi:
- Scegli una mansione da portare a compimento
- Imposta sul tuo timer un intervallo di tempo di 25 minuti (il pomodoro)
- Lavora sul tuo obiettivo fino a quando il timer non suona
- Prenditi una pausa di 5 minuti
- Ritorna quindi al lavoro per altri 25 minuti
- Ogni 4 pomodori, prenditi una pausa più lunga di 15 minuti
Questi sono i tempi che utilizzava Francesco e che sembrano essere più efficaci a livello di produttività. Ovviamente puoi modificare la lunghezza dei pomodori e delle pause brevi. Quella più lunga non farla durare meno di 15 minuti, usala per idratarti o per una boccata di aria fresca. Utilizzando la tecnica durante la tua giornata di lavoro, riuscirai senza dubbio a portare parecchie cose a compimento, senza perderti in inutili distrazioni.
E’ importante precisare che ogni pomodoro è un’unità di tempo indivisibile. Cosa significa? Quando per esempio capita una distrazione all’interno dell’intervallo di lavoro, o la si rimanda alla scadenza del timer o ci si abbandona alla distrazione, terminando di fatto il periodo di lavoro, che andrà fatto ripartire da capo. Per evitare di far ripartire il timer troppo volte Cirillo suggerisce di avvisare i propri colleghi o le eventuali fonti di distrazione con questa strategia:
- Informa i colleghi di essere al lavoro e di non poter essere disturbato in quel momento.
- Accordati su un momento in cui ti potrai dedicare alla distrazione.
- Terminato il pomodoro potrai rispondere al collega o a chi aveva richiesto la tua attenzione.
Ovviamente non tutte le distrazioni sono semplici da posticipare. Nella maggior parte dei casi però, le distrazioni che ti coinvolgono sono facilmente ritardabili. Magari avvisare i colleghi che sei al lavoro in quel momento e che non vuoi essere disturbato per altri tot minuti, potrebbe essere la maniera migliore per rimanere concentrato per tutta la durata del pomodoro.
Come iniziare con la tecnica del pomodoro
Come detto, per utilizzare la tecnica c’è solo bisogno di un timer. Un qualsiasi telefono è provvisto di una funzione di conto alla rovescia e con intervalli impostabili. Ovviamente anche un semplice cronometro o timer da cucina, come utilizzava Cirillo, possono sicuramente fare al tuo caso. Cirillo afferma che “caricare il timer con le mani già significa che si è determinati a lavorare”. Esistono poi una serie di app e di ottime estensioni già programmate o personalizzabili per farti cominciare a utilizzare la tecnica. Eccone alcune:
- Marinara Timer è un’applicazione web con la possibilità di settare diverse funzioni. E’ molto semplice e immediata e non occorre installare nulla
- Marinara Pomodoro Assistant è invece un’estensione per il browser Chrome con notifiche personalizzabili e intervalli di tempo modificabili a seconda delle proprie esigenze
- Be focused è per dispositivi iOS ed è molto configurabile. Anche qui è possibile personalizzare i suoni delle notifiche.
- Engross è un app per dispositivi android, con la particolare caratteristica di poter registrare i momenti di distrazione durante gli intervalli pomodoro. La app quindi mostrerà i momenti della giornata in cui sei più produttivo.
Questi sono solo alcuni semplici strumenti utili per iniziare con la tecnica del pomodoro. E’ importante precisare però che non è tanto importante lo strumento ma quanto il lavoro o il compito che si è deciso di affrontare. Se vuoi proprio recuperare il timer che utilizzava Cirillo, lo puoi facilmente recuperare da Amazon a un prezzo basso. Se invece preferisci andare a fondo alla tecnica puoi anche recuperare il libro di Cirillo stesso.
Per chi funziona meglio la tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è spesso utilizzata da programmatori, designers, ma anche scrittori. In sostanza da chiunque ha necessità di svolgere compiti brevi e lavorare per obiettivi. Le pause frequenti aiutano inoltre a non perdere la creatività e a “stare sul pezzo” più a lungo. La tecnica si rivela utile anche per altre professioni, da chi semplicemente ha una lista di compiti da svolgere, fino a chi svolge un lavoro manuale.
Le frequenti pause infatti aiutano a fare un passo indietro e a valutare il proprio lavoro prima di rimettersi di nuovo all’opera.
Infine è importante ricordare che la tecnica del pomodoro non consiste in una serie di azioni da seguire per forza. Se per esempio si sta lavorando bene quando il timer scatta, è giusto proseguire quello che si sta facendo. Evitando in questo modo di perdere la concentrazione. Basta ricordarsi ogni tanto di prendere una boccata di aria fresca. La tecnica è uno dei tanti mezzi per aiutare la tua produttività, non è sicuramente l’unico. Non è neanche utile provare a modificare il proprio ritmo di lavoro per adattarlo per forza alla tecnica. Quello che conta è riuscire a essere più produttivi per svolgere in meno tempo quello che devi fare per avere più tempo da dedicare a quello che vuoi fare.
Qual è il tuo metodo o la tua tecnica per essere più produttivo? Condividi nei commenti i tuoi segreti per poter lavorare senza distrazioni!